软件使用的潜在风险及对策

甲公司技术部多名员工从网上下载了绘图软件。数月后，甲公司收到乙公司的律师函，称由于甲公司下载并使用了该公司拥有著作权的软件，要求其支付高达百万元的软件使用许可费，并附上了甲公司员工使用该款软件的证据。甲公司认为这是员工个人行为，因此拒绝支付费用。乙公司起诉后，经法院调解，双方达成了和解协议，但甲公司也付出了不应有的巨大代价。

各类软件在提高工作效率的同时，若企业疏于管理，则存在成为“定时炸弹”的潜在风险。

实务中，有些企业已有意识地采取了一定的措施。例如，在规章制度中规定员工不得使用盗版软件，或者不得擅自下载软件，等等。但即使企业有此规定，鉴于一方面企业有监管员工行为的义务（仅有条文规定，无配套措施时，管理行为的合理性显然存在疑问）；另一方面，不正当使用软件的获益者最终为企业，因此，此类案件大多以调解结案，由企业支付软件购买费或者许可费。还有一些企业通过要求员工自行购置电脑的方式，试图在出现类似纠纷时，主张为员工个人行为，但由于前述两大考虑因素，众多判决仍然认定员工所属的企业应承担相应的赔偿责任。

我们建议，企业可以考虑从以下几个方面有效降低软件使用的相关法律风险：

首先，对于常规必备软件，企业可考虑在采购或者租赁硬件时即要求供应商预装必要的正版软件（预装正版软件时要注意使用企业版而非家庭版），同时在协议中明确供应商安装的软件非正版时的应承担的责任。当然，从成本上考虑，对于某些可替代的软件，可以使用价格相对较低的软件，从诉讼风险考虑，即使不慎安装了非正版软件，被诉可能性也相对较小。

其次，针对非常规软件，如技术研发或者市场设计相关业务需要使用的某些软件，则可以考虑仅在指定电脑上安装，且通过规章制度和技术手段禁止员工安装到其他电脑。

最后，软件下载和使用的监控。一方面，企业应在规章制度中明确规定软件的下载和使用规则；另一方面，企业需要定期对员工电脑进行清查，对违规行为进行纠正，并对相关人员进行处罚，这样既可以降低被诉风险，也能在个案发生时，在企业的员工监管义务履行和无侵权故意问题上，起到较好的证明作用。