员工背景调查的风险与防范

作为HR，在员工背景调查方面，会面临两种情形：一种是在公司招聘过程中，代表公司对候选人的背景进行调查，还有一种是接受其他公司对离职员工情况的调查。员工背景调查往往涉及员工的个人信息，本身比较敏感。最近《个人信息保护法》一出台，HR们更加忐忑了。

因此，这一期我们就来谈谈员工背景调查有哪些风险，HR需要注意些什么。

首先，对本公司拟招聘的候选人进行背景调查时，建议HR留意以下几个方面的问题：

（1）通过什么渠道（即向谁）收集相关信息？来源不当，可能面临巨大的法律风险。例如，2019年广州警方对“猎头搜”网站非法获取、提供、买卖公民个人信息一案进行立案侦查，最终抓获犯罪嫌疑人130余人（其中包括猎头及知名企业HR），涉及公民个人信息2亿多条。“猎头搜”网站注册用户多达6万余名，其通过由用户上传企业内部通讯录、个人简历的方式获得积分，然后可以使用积分去下载其他用户上传的企业内部通讯录和个人简历。然而这种看似“互惠互助”的方式，其实质是违法犯罪行为。通常，比较稳妥的做法是事先告知候选人，将对其进行背景调查，同时就调查的渠道、方式等，征得候选人同意。

（2）收集的个人信息是否在必要、合理的范围内？《个人信息保护法》明确规定“收集个人信息，应当限于实现处理目的的最小范围，不得过度收集个人信息”。对候选人进行背景调查的目的是为了了解候选人的此前工作的在职期间、岗位、工作内容、权限、表现等，并确认候选人是否存在虚假经历。因此，调查涉及的个人信息不应超越上述范围。

（3）收集的个人信息如何处理？主要留意点包括：收集到的个人信息仅限人事部相关人员、候选人拟入职岗位的相关上级人员知晓；使用后应当由人事部指定人员统一保管；不得擅自提供给任何第三方，无论是否有偿。

其次，HR收到其他公司对离职员工的背景调查时，能否配合，需要确认以下问题：

（1）是否有该员工“同意”的证据。例如，有证据表明在员工入职提供个人信息时，有书面告知其在离职后，公司收到背景调查要求时，可以配合提供哪些个人信息，或者在员工办理离职手续时有类似的书面告知。如果两者均无，除非得到前员工出具的出面同意文件，否则配合背景调查还是存在风险的。

（2）提供前员工的个人信息的范围。我们认为，除非与该员工之间明确约定了具体的提供事项，否则能够提供的前员工的个人信息仍应当限定在前述提及的事项范围内。

（3）需要特别提示的一点是，提供前员工个人信息前，注意通过拟招聘公司固定电话、官方邮箱、或者向前员工确认等方式核实作背景调查的人员的身份，避免他人假借招聘名义套取他人个人信息。